Người không có kế hoạch khó làm nên đại sự: Cách viết to-do-list hiệu quả, có thể hoàn thành 90% cho năm mới

Kế hoạch luôn không theo kịp biến động. Bởi thế, cần phải biết cách lập kế hoạch để bản thân rơi vào 'mê cung' của những khát vọng, mục tiêu. Và đó cũng là cách tốt nhất để bạn chạm tới thành công!

Mỗi dịp năm mới, nhiều người sẽ tràn đầy tham vọng lập kế hoạch cho năm tới - rèn luyện sức khỏe, đọc sách, cải thiện bản thân, kiếm tiền, thăng chức và tăng lương... Nhưng nhiệt huyết để hiện thực hóa những điều đấy lại thường rất nhanh "le lói".

Trên thực tế, để lập ra được một kế hoạch làm việc tốt là điều không hề dễ dàng. Trong công việc thực tế, chúng ta sẽ thấy:

Một số kế hoạch công việc có tính mục tiêu chưa cao, chưa sát hoặc chưa tiếp nối công việc năm trước, chưa đề xuất ra được những biện pháp khắc phục những tồn tại;

Một số kế hoạch công việc còn lúng túng, chưa rõ các cấp độ, chưa nhận ra rằng kế hoạch của cả phòng ban là phương hướng, là cơ sở; kế hoạch cá nhân chỉ là mục phụ, là chi tiết và mở rộng; không đặt kế hoạch cá nhân trong kế hoạch phòng ban để định vị chính xác, hoặc viết kế hoạch cá nhân như viết kế hoạch phòng ban;

Có kế hoạch quá cao siêu, tham vọng, thiếu thực tế, khó thực hiện; có những kế hoạch khác lạ nhưng lại tập trung vào những thứ hời hợt mà bỏ qua nội dung thực chất, giá trị thiết thực...

Những vấn đề nêu trên thường xuất phát từ việc chúng ta có xu hướng không không có cái nhìn bao quát kế hoạch làm việc của năm mới, khái niệm và mục tiêu không rõ ràng.

Vì vậy, chúng ta nên lập kế hoạch toàn diện cho công việc của năm mới với một thái độ chú trọng, một trạng thái tâm trí bình tĩnh và một góc độ xem xét kỹ lưỡng, đồng thời thực sự mong muốn có một sự phát triển và tiến bộ trong năm mới.

Làm thế nào để lập kế hoạch công việc cho năm mới?

Vậy, mỗi cá nhân làm thế nào để lập ra được một kế hoạch khoa học, hợp lý và tỉ mỉ cho công việc trong năm mới?

1. Có cái nhìn bao quát và định vị chính xác

Nếu kế hoạch và danh sách việc cần làm (to do list) hàng ngày là một tờ lịch thì kế hoạch năm mới chắc chắn là một "cuốn lịch", nó là chương trình hành động chung cho cả năm. Vì vậy, khi xây dựng một kế hoạch cho năm mới, chúng ta cần có cái nhìn tổng thể.

Công việc trọng tâm của công ty là phương hướng và tiền đề của kế hoạch công việc cá nhân, kế hoạch công việc của phòng ban mà chúng ta đang làm chính là cơ sở và khuôn khổ của kế hoạch công việc cá nhân.

Lập kế hoạch công việc cá nhân cho năm mới, một mặt phải làm việc xoay quanh trọng tâm, lập kế hoạch công việc theo "bản vẽ kỹ thuật" của công ty và bộ phận, việc của bạn là xây gạch ngói; mặt khác, phải xác định được ranh giới công trình, không được việt vị, không được xây tường ngoài móng.

2. Phân tích được mất của năm ngoái và chốt mục tiêu cho năm mới

Đối với các kế hoạch cho năm mới, hãy đặt ra các mục tiêu thực tế và có thể đạt được. Nếu bạn đặt mục tiêu quá cao, mục tiêu mà bản thân không thể hoàn thành thì ý nghĩa của việc đặt mục tiêu sẽ mất đi. Mục tiêu chính xác có thể được điều chỉnh trên cơ sở kết quả của những năm trước.

Tất nhiên, các mục tiêu ngắn hạn có thể được xây dựng một cách chính xác và rõ ràng hơn, trong khi các mục tiêu dài hạn có thể được xây dựng một cách bao quát hơn, nhưng cũng vẫn cần có phạm vi. Ví dụ: bạn có thể đặt phạm vi cho thu nhập của mình trong năm năm tới.

3. Đặt ra mục tiêu khả thi

Nhiều người luôn rất tự tin khi đưa ra các kế hoạch cho năm mới ngay trong tháng đầu 1 đầu năm, nhưng khi đưa ra quyết tâm cho năm mới, họ lại bỏ quên mất tính khả thi của kế hoạch. Vì vậy, khi đi vào thực tế, chúng ta thường có xu hướng gặp vướng mắc, không thể kiên trì.

Vì vậy, khi đặt ra các mục tiêu cho năm mới, hãy tự hỏi mình ba câu hỏi:

Mục tiêu này có thực sự là điều mà trái tim tôi mong muốn?

Tôi có thể thực sự đạt được mục tiêu này trong năm nay không?

Tôi có động lực gì để đạt được mục tiêu của mình?

Quá trình tự hỏi và tự trả lời này sẽ giúp chúng ta hiểu được sơ bộ về độ khó dễ của việc thực hiện mục tiêu, và sẽ dễ dàng bám sát nó hơn.

4. Phải có thước đo để kiểm soát các bước trong công việc

Lập quyết tâm năm mới cũng giống như lập "KPIs" năm mới, việc đo lường các chỉ số là không thể thiếu. Các mục tiêu cần được đặt ra một cách rõ ràng, có thể đo lường được trong tương lai.

Tất nhiên, khi lập kế hoạch, chúng ta cũng phải phân biệt giữa các ưu tiên và sắp xếp xem khi nào sẽ thực hiện và hoàn thành công việc nào. Có thể lập ra một bảng tiến độ thực hiện kế hoạch, chi tiết hóa các công việc lớn thành nhiều nút nhỏ và làm rõ xem từng nút cần làm gì, hành động này giữ cho tiến độ có trật tự và thời gian cũng được quản lý một cách khoa học, hợp lý hơn.

5. Dự đoán các trường hợp bất ngờ và thiết lập các kế hoạch bổ sung

"Kế hoạch không theo kịp thay đổi" là điều thường thấy trong công việc. Khách quan mà nói, khó có thể đảm bảo những phán đoán trong kế hoạch được vạch ra từ trước luôn là đúng đắn. Luôn có thể có một số vấn đề không hay xảy ra trong quá trình triển khai thực tế.

Vì vậy, chúng ta phải biết lo "làm chuồng khi vẫn còn bò", để lại một khoảng trống nhất định, dự đoán càng nhiều những sai lệch, trở ngại và khó khăn có thể xảy ra trong công việc càng tốt, ước tính tác động có thể có của chúng đối với kế hoạch mục tiêu, đồng thời đề ra các biện pháp phòng ngừa và khắc phục "sự cố" để tránh việc bị động trong công việc.

Mong rằng những gợi ý trên có thể phần nào đó giúp ích cho bạn trên con đường hướng tới một cuộc sống mới của mình!

Còn bạn, mục tiêu cho năm 2023 của bạn là gì?