6 lỗi nên tránh khi viết email công việc

(Thethaovanhoa.vn) - Cùng với sự phát triển của thông tin liên lạc trong công việc đó là sự phổ biến và kiểm soát của thư điện tử (email). Sự cần thiết, tiện lợi mà email mang lại được thể hiện ở nhiều khía cạnh trong công việc và cuộc sống.

6 thói quen xấu khiến bạn ghét công việc của mình

Nếu bạn đang trải qua cảm giác sợ hãi ngày thứ Hai và thường dành thời gian để mơ về một cơ hội tốt hơn, có lẽ bạn đang bị mắc kẹt trong công việc. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là bạn cần bắt đầu cập nhật CV của mình.

Vì thế để nắm rõ và tận dụng triệt để giá trị của thư điện tử trong trao đổi, truyền đạt thông tin là một điều mà bất kỳ doanh nghiệp, cá nhân nào cũng cần quan tâm. Mặc dù tính phổ biến của email rất lớn, song còn có khá nhiều người vẫn lỗi rất sơ đẳng. Điều này không chỉ gây ra sự khó chịu, bất tiện cho những người cùng vòng tròn giao tiếp mà còn có thể gây ra những sai sót nghiêm trọng, ảnh hưởng đến lợi ích không chỉ cá nhân mà còn ảnh hưởng đến tập thể công ty. Hãy cùng tham khảo xem bạn có mắc các lỗi viết email sau đây không nhé.

Tiêu đề email không rõ ràng

Lỗi đầu tiên và cũng là lỗi thường gặp nhất xuất phát từ thái độ hời hợt và thiếu nghiêm túc trong phong cách làm việc. Trưởng phòng Nhân sự công ty Tuyển dụng và tìm kiếm việc làm CareerLink chia sẻ, một email với phần tiêu đề trống không hoặc quá nhiều chữ là điều tối kỵ trong bất cứ trường hợp nào. Nếu bạn cho rằng điều này là không cần thiết vì nội dung mới là điều quan trọng thì đây là nhận định hoàn toàn sai lầm. Phần tiêu đề của email và nội dung phải có sự liên kết mạch lạc với nhau, nếu nội dung thể hiện chi tiết thông tin thì phần tiêu đề phải là sự cô đọng, đảm bảo người nhận có thể nắm bắt được trước khi có thời gian truy cập vào để xem hết nội dung.

Lỗi đính kèm tệp

Đối với những email truyền tin dưới dạng tệp, thư mục thì bạn cần bảo đảm rằng mình không quên đính kèm hoặc đính kèm nhầm dẫn tới bất cập và gây ảnh hưởng đến tiến trình làm việc chung của tập thể. Bên cạnh đó nên tạo lập thói quen nén tệp hoặc thư mục nếu dung lượng lớn để việc gửi và nhận diễn ra thuận lợi hơn. Một lưu ý nữa, để tránh gây khó hiểu cho người nhận, bạn nên chú ý đến tên của tệp hoặc thư mục trước khi đính kèm. Trong trường hợp có thể bạn nhận ra nội dung của tệp đó khi nằm trong thiết bị của mình bằng tên gợi nhớ riêng nhưng khi muốn gửi cho người khác thì phải chắc chắn rằng thông tin về tên, định dạng của tệp phải rõ ràng, dễ hiểu.

Lỗi khi sử dụng ngoại ngữ

Nếu bạn làm việc trong các công ty đa quốc gia và khi gửi email cho nhiều người đến từ các quốc gia khác nhau cùng lúc, thì tốt nhất phải có thêm phần dịch ra ở một hoặc nhiều thứ tiếng. Điều này không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp trong hội nhập quốc tế mà còn cho thấy bạn tôn trọng người nhận. Để đảm bảo lợi ích này, hãy trình bày email một cách tự nhiên và không mắc các lỗi diễn đạt, lỗi chính tả sơ đẳng trong văn viết.

Gửi sai người nhận

Trước khi gửi email, đặc biệt là những email có thông tin bí mật, hãy đảm bảo rằng email đang được gửi đến đúng người nhận. Kiểm tra kỹ địa chỉ của người nhận email là một nhiệm vụ dễ dàng trước khi gửi có thể giúp bạn tránh được sai lầm nghiêm trọng khi gửi email sai đối tượng.

Đánh dấu khẩn cấp cho mỗi email gửi đi

Một lỗi khác mà nhiều người mắc phải khi gửi email công việc là đánh dấu “cờ đỏ” cho tất cả các email được gửi đi. Chắc chắn điều này sẽ gây khó chịu cho người nhận và không ai còn chú ý đến những email mang tính chất khẩn cấp thực sự mà bạn gửi đi.

Muốn nhận được phản hồi nhanh, không nhất thiết là phải đánh dấu email khẩn cấp. Thêm vào đó, gắn cờ đỏ vào các email không thực sự cấp thiết sẽ khiến người nhận phớt lờ email của bạn hơn là tập trung phản hồi nhanh. Do đó trước khi đánh dấu một email là khẩn cấp, hãy suy nghĩ về thông điệp bạn đang truyền tải và tầm quan trọng của nó đối với người nhận.

Chữ ký trong email

Cuối cùng và cũng là lỗi thường mắc phải nhất đó chính là phần chữ ký trong email. Chữ ký trong email đóng một vai trò quan trọng, không chỉ một lần nữa thể hiện người gửi là ai mà còn là cơ sở thông tin để những người nhận có thể chủ động liên lạc với bạn trong những trường hợp cần thiết. Phần chữ ký đầy đủ, đúng mực sẽ bao gồm tên bạn, chức danh, địa chỉ công ty/doanh nghiệp, số điện thoại liên lạc phòng khi bắt buộc phải liên hệ trực tiếp ngay với bạn mà không cần phải gửi thêm một email khác.

Trên đây là 6 lỗi viết email nên tránh trong công việc. Hy vọng thông qua bài viết này sẽ giúp bạn hiểu hơn về tầm quan trọng của thư điện tử cũng như cách tạo lập thói quen sử dụng thư điện tử một cách thông minh, hiệu quả và mang lại giá trị cho bản thân – doanh nghiệp. Chúc bạn thành công.

Tiến Huy