'Em quẹt rồi mà': Chuyện chấm công và sự công bằng nơi làm việc

Cuối tháng, vài phút đi muộn hay một lượt chấm công bị thiếu có thể biến thành cuộc tranh luận giữa nhân viên và phòng nhân sự. Đằng sau chuyện tưởng nhỏ ấy là một phép thử về sự minh bạch của doanh nghiệp.

Tám giờ kém năm, trước cửa nhiều văn phòng và nhà xưởng lại xuất hiện một hàng người nhỏ. Người đặt ngón tay lên máy, người ngước mặt nhìn vào màn hình, ai cũng đợi một tiếng "Xin cảm ơn" rồi mới vội vào chỗ ngồi. Thao tác chỉ mất vài giây, nhưng con số nó tạo ra sẽ đi thẳng vào bảng lương cuối tháng.

Với người lao động, giờ công là tiền. Theo Bộ luật Lao động 2019, giờ làm thêm vào ngày thường được trả ít nhất bằng 150% lương, vào ngày nghỉ hằng tuần ít nhất bằng 200%. Luật cũng cấm dùng hình thức phạt tiền, cắt lương để thay cho xử lý kỷ luật lao động. Một giờ công ghi sai vì thế chạm thẳng vào quyền lợi của người làm, và cả trách nhiệm của doanh nghiệp.

Từ cuốn sổ ký tên đến gương mặt trước cửa

Nhiều người đi làm từ những năm trước vẫn nhớ cuốn sổ đặt ở bàn bảo vệ, rồi đến chiếc máy dập thẻ giấy. Những cách ấy rẻ, nhưng ký hộ, dập thẻ hộ gần như không ai kiểm soát nổi, còn phòng nhân sự thì mất vài ngày cuối tháng để cộng tay từng dòng.

Máy vân tay ra đời đã chặn được phần lớn chuyện chấm hộ. Nhận diện khuôn mặt đi xa hơn một bước: không cần chạm tay, người đi qua cửa chỉ cần dừng lại một nhịp là xong.

Máy nhận diện khuôn mặt lắp tại cửa ra vào một văn phòng. Ảnh: Digiplus

Công nghệ bây giờ không thiếu, cái khó là chọn cho hợp với từng chỗ làm. Một chiếc máy chấm công vân tay chạy rất ổn ở văn phòng vài chục người, nhưng sang xưởng cơ khí hay công trường, vân tay công nhân mòn, dính dầu, dính xi măng, máy sẽ đọc khó hơn nhiều. Máy khuôn mặt tiện hơn trong những môi trường đó, đổi lại phải tính vị trí lắp để tránh ngược sáng. Còn nhân viên kinh doanh hay kỹ thuật thường xuyên ở ngoài thì chấm bằng điện thoại kèm định vị lại hợp lý hơn một chiếc máy treo trên tường.

Sau tiếng "Xin cảm ơn"

Ít người để ý chuyện gì xảy ra sau tiếng máy ấy. Theo đội kỹ thuật của Digiplus, doanh nghiệp tại Hà Nội chuyên cung cấp, lắp đặt máy chấm công và tự phát triển phần mềm tính công, tiếng "Xin cảm ơn" chỉ có nghĩa là lượt quét đã nằm trong bộ nhớ của chiếc máy. Từ đó tới ô giờ vào trên bảng công, dữ liệu còn phải đi qua đường mạng, qua phần mềm và qua các quy tắc tính ca.

Một văn phòng từng rớt mạng đúng đầu giờ sáng. Sáu người chấm công trong khoảng từ 8 giờ đến 8 giờ 12 không thấy dữ liệu về, họ ra chấm lại lúc gần 9 giờ và bị tính đi muộn. Thật ra các lượt quét vẫn còn nguyên trong máy. Kỹ thuật viên tải lại dữ liệu ngày hôm đó, đủ sáu lượt hiện ra, giờ vào được trả về đúng thực tế.

Ở một công ty khác, phần mềm cài trên máy tính văn phòng, chiều tắt máy ra về, sáng hôm sau bảng công thiếu sạch giờ ra của ngày hôm trước. Trong cả hai trường hợp, nhân viên nói đúng khi bảo "em quẹt rồi mà", kế toán cũng không làm sai. Lỗi nằm ở đoạn giữa, nơi cả hai bên đều không nhìn thấy. Thiếu cách kiểm tra, một lượt chấm công mất tích rất dễ thành chuyện nghi ngờ lẫn nhau.

Sau những ca như vậy, phần mềm của Digiplus được bổ sung cơ chế tự tải bù: máy mất liên lạc rồi nối lại, hệ thống tự lấy phần dữ liệu còn thiếu. Quan điểm của đơn vị này khá đơn giản: tắt máy tính lúc tan làm là chuyện bình thường của văn phòng, phần mềm phải tự chịu được, không thể bắt khách hàng để máy chạy suốt đêm.

Công bằng bắt đầu từ một con số chung

Người lao động thấy mình được đối xử công bằng khi họ nhìn cùng một con số với phòng nhân sự, và biết trước con số đó được tính thế nào. Đi muộn bao nhiêu phút thì bị trừ, quên chấm thì xử lý ra sao, tăng ca tính từ mốc nào, ca qua đêm thuộc về ngày nào: những điều này cần được thống nhất và công khai trước khi cài vào phần mềm, chứ không phải đợi đến lúc có khiếu nại.

Những tình huống đời thường cũng phải được lường trước. Người làm ca ngày quên chấm ra, sáng hôm sau chấm vào, phần mềm tính không khéo sẽ thành một ca tăng hàng chục giờ. Người quẹt hai lần liền tay vì không nghe tiếng máy, nếu không có ngưỡng lọc lượt trùng, bảng công sẽ hiện một cặp vào ra dài vài giây.

Một số phần mềm hiện cho phép nhân viên tự xem công tháng ngay trên điện thoại. Cách làm này giúp sai lệch được phát hiện từ giữa tháng, khi việc sửa còn dễ, thay vì chờ tới ngày nhận lương. Cùng một chiếc máy, ở nơi này nó là công cụ giám sát, ở nơi khác lại là căn cứ để nhân viên tự đối chiếu. Khác biệt nằm ở cách doanh nghiệp sử dụng.

Bốn câu nên trả lời trước khi lắp máy

Từ kinh nghiệm lắp đặt, Digiplus gợi ý doanh nghiệp trả lời bốn câu hỏi trước khi chọn thiết bị. Đầu ca có bao nhiêu người chấm cùng lúc, vì con số này quyết định cần mấy máy. Môi trường là văn phòng, nhà xưởng hay ngoài trời. Có mấy chi nhánh và dữ liệu có cần gom về một nơi hay không. Có ca đêm, ca gãy hay không.

Về chi phí, một số dòng máy vân tay phổ thông hiện có giá từ khoảng 1,4 triệu đồng, mức mà một cửa hàng nhỏ cũng dễ cân nhắc. Khoản đáng dành thời gian hơn lại là khâu cài đặt quy tắc tính công cho đúng với nội quy của từng nơi.

Sáng mai, hàng người trước máy chấm công vẫn sẽ xếp như cũ. Điều doanh nghiệp làm được là khi nghe câu "em quẹt rồi mà", người quản lý có thể mở dữ liệu ra xem cùng nhân viên, thay vì phải chọn tin ai.

Công ty Cổ phần Digiplus – 93 ngõ 72 Tôn Thất Tùng, phường Kim Liên, Hà Nội – Điện thoại: 0372 669 992